Заявка клиента — его просьба: что он хочет получить, в каком объёме и для какой задачи, насколько это уже известно. Заявка начинает разговор о заказе. Она ещё не значит, что фирма согласилась, что вещь есть и что обе стороны обязаны. Это вход, а не финиш.
Как это бывает
Записка на холодильнике «купи хлеб и молоко» — заявка семьи магазину в вашем лице. Пока вы не сказали «беру» и не проверили кошелёк и лавку, хлеб не обязан появиться. Записка важна, но она не тележка у двери. Сначала читают строки, потом идут.
Где путаются
Считают заявку уже подписанным договором и бегут обещать склад. Или, наоборот, теряют заявки в личной почте, и клиент думает, что его желание никому не нужно. Ещё додумывают пустые строки сами, чтобы скорее выглядеть расторопными, и привозят не ту позицию.
Что сделать
Заведите заявку в общее место фирмы в тот момент, когда она пришла. Проверьте, все ли важные строки есть: что, сколько, в какой единице, куда. Дыры спросите, не заполняйте фантазией. Пока склад и правила не подтвердили возможность, не пишите клиенту, что заказ уже принят к исполнению.
Ещё проще
Теперь то же самое короткими фразами, как если бы вы объясняли это ребёнку, который работу ещё не видел.
Смысл. Заявка клиента — его просьба: что он хочет получить, в каком объёме и для какой задачи, насколько это уже известно. Заявка начинает разговор о заказе. Она ещё не значит, что фирма согласилась, что вещь есть и что обе стороны обязаны. Это вход, а не финиш.
Картинка. Записка на холодильнике «купи хлеб и молоко» — заявка семьи магазину в вашем лице. Пока вы не сказали «беру» и не проверили кошелёк и лавку, хлеб не обязан появиться. Записка важна, но она не тележка у двери. Сначала читают строки, потом идут.
Где спотыкаются. Считают заявку уже подписанным договором и бегут обещать склад. Или, наоборот, теряют заявки в личной почте, и клиент думает, что его желание никому не нужно. Ещё додумывают пустые строки сами, чтобы скорее выглядеть расторопными, и привозят не ту позицию.
Один шаг. Заведите заявку в общее место фирмы в тот момент, когда она пришла. Проверьте, все ли важные строки есть: что, сколько, в какой единице, куда. Дыры спросите, не заполняйте фантазией. Пока склад и правила не подтвердили возможность, не пишите клиенту, что заказ уже принят к исполнению.
Что записать себе
Возьмите лист и четыре строки. В первую своими словами перепишите смысл, без термина из заголовка. Во вторую запишите картинку, которую вспомните завтра утром. В третью — чужую ошибку, чтобы не повторить её в первый же день. В четвёртую — одно действие на сегодня, не список на месяц.
Если строка не помещается на бумаге, вы ещё говорите чужим языком. Укоротите её, пока её поймёт человек, который эту работу не делает. Потом сверьте свою строку с текстом выше. Совпало по смыслу — слово ваше. Не совпало — перечитайте первую часть ещё раз, медленно.
Дальше возьмите последнее письмо клиенту и проверьте, понятно ли в нём то, о чём заметка. Если клиент должен догадываться, допишите одну конкретную строку.