Заявка — просьба одной стороны. Договор — когда обе стороны записали обязанности и это закреплено так, как принято в вашей фирме. Из заявки можно сделать договор, но само письмо «хотим вот это» ещё никого не обязывает везти коробку и платить. Путать их — значит праздновать финиш на старте.
Как это бывает
Записка «хочу щенка» на столе у родителей — желание. Разговор, где вместе решили, кто кормит и кто гуляет, и все кивнули, — уже договорённость. Щенок не появляется от одной записки. Если сделать вид, что записка равна кивку, вечером никто не готов к миске на кухне.
Где путаются
Получив заявку, говорят клиенту «значит, договорились» и ставят поставку в план. Или, наоборот, уже после настоящей подписи продолжают называть всё заявкой и легко обещают новое, чего в договоре нет. И раннее «да», и позднее легкомыслие рвут границы одного и того же слова.
Что сделать
В ответе на заявку прямо напишите, что это ещё не договор, если подписи и внутреннего слова фирмы ещё нет. Ведите заявку к бумаге по правилам: состав, цена, срок из подтверждённых мест. После договора не обещайте шире его строк. Новую хотелку оформляйте отдельно, а не шёпотом поверх подписанного.
Ещё проще
Теперь то же самое короткими фразами, как если бы вы объясняли это ребёнку, который работу ещё не видел.
Смысл. Заявка — просьба одной стороны. Договор — когда обе стороны записали обязанности и это закреплено так, как принято в вашей фирме. Из заявки можно сделать договор, но само письмо «хотим вот это» ещё никого не обязывает везти коробку и платить. Путать их — значит праздновать финиш на старте.
Картинка. Записка «хочу щенка» на столе у родителей — желание. Разговор, где вместе решили, кто кормит и кто гуляет, и все кивнули, — уже договорённость. Щенок не появляется от одной записки. Если сделать вид, что записка равна кивку, вечером никто не готов к миске на кухне.
Где спотыкаются. Получив заявку, говорят клиенту «значит, договорились» и ставят поставку в план. Или, наоборот, уже после настоящей подписи продолжают называть всё заявкой и легко обещают новое, чего в договоре нет. И раннее «да», и позднее легкомыслие рвут границы одного и того же слова.
Один шаг. В ответе на заявку прямо напишите, что это ещё не договор, если подписи и внутреннего слова фирмы ещё нет. Ведите заявку к бумаге по правилам: состав, цена, срок из подтверждённых мест. После договора не обещайте шире его строк. Новую хотелку оформляйте отдельно, а не шёпотом поверх подписанного.
Что записать себе
Возьмите лист и четыре строки. В первую своими словами перепишите смысл, без термина из заголовка. Во вторую запишите картинку, которую вспомните завтра утром. В третью — чужую ошибку, чтобы не повторить её в первый же день. В четвёртую — одно действие на сегодня, не список на месяц.
Если строка не помещается на бумаге, вы ещё говорите чужим языком. Укоротите её, пока её поймёт человек, который эту работу не делает. Потом сверьте свою строку с текстом выше. Совпало по смыслу — слово ваше. Не совпало — перечитайте первую часть ещё раз, медленно.
Дальше возьмите последнее письмо клиенту и проверьте, понятно ли в нём то, о чём заметка. Если клиент должен догадываться, допишите одну конкретную строку.