Протокол встречи — короткая запись, чем разговор кончился: что решили, кто что делает, какой следующий шаг. Это не стенограмма всех шуток и не пересказ чая. Протокол нужен, чтобы через время оба помнили одно и то же, а не два разных фильма.
Как это бывает
После семейного совета на холодильнике висит бумажка: кто покупает хлеб и кто звонит сантехнику. Бумажка и есть протокол. Если её нет, вечером каждый помнит только свою обиду и забывает, кто шёл в магазин.
Где путаются
Пишут красивый длинный пересказ и забывают решения. Или не пишут ничего, потому что «мы же всё поняли». Потом клиент помнит обещание, которого вы не давали, а вы помните вопрос, на который он не ответил. Бумаги между вами нет.
Что сделать
Сразу после встречи отправьте несколько строк: что поняли про задачу, что не обещали, кто делает следующий шаг. Попросите поправить, если что-то не так. В протокол не добавляйте скидку и срок, которых не было в правилах и в разговоре.
Ещё проще
Теперь то же самое короткими фразами, как если бы вы объясняли это ребёнку, который работу ещё не видел.
Смысл. Протокол встречи — короткая запись, чем разговор кончился: что решили, кто что делает, какой следующий шаг. Это не стенограмма всех шуток и не пересказ чая. Протокол нужен, чтобы через время оба помнили одно и то же, а не два разных фильма.
Картинка. После семейного совета на холодильнике висит бумажка: кто покупает хлеб и кто звонит сантехнику. Бумажка и есть протокол. Если её нет, вечером каждый помнит только свою обиду и забывает, кто шёл в магазин.
Где спотыкаются. Пишут красивый длинный пересказ и забывают решения. Или не пишут ничего, потому что «мы же всё поняли». Потом клиент помнит обещание, которого вы не давали, а вы помните вопрос, на который он не ответил. Бумаги между вами нет.
Один шаг. Сразу после встречи отправьте несколько строк: что поняли про задачу, что не обещали, кто делает следующий шаг. Попросите поправить, если что-то не так. В протокол не добавляйте скидку и срок, которых не было в правилах и в разговоре.
Что записать себе
Возьмите лист и четыре строки. В первую своими словами перепишите смысл, без термина из заголовка. Во вторую запишите картинку, которую вспомните завтра утром. В третью — чужую ошибку, чтобы не повторить её в первый же день. В четвёртую — одно действие на сегодня, не список на месяц.
Если строка не помещается на бумаге, вы ещё говорите чужим языком. Укоротите её, пока её поймёт человек, который эту работу не делает. Потом сверьте свою строку с текстом выше. Совпало по смыслу — слово ваше. Не совпало — перечитайте первую часть ещё раз, медленно.
Дальше возьмите последнее письмо клиенту и проверьте, понятно ли в нём то, о чём заметка. Если клиент должен догадываться, допишите одну конкретную строку.