Закрывающие бумаги — набор, которым сделка перестаёт висеть в воздухе: видно, что передали и на каких условиях это приняли в учёт. Какие именно листы нужны, решает правило вашей фирмы и бумага с клиентом, а не вкус менеджера. Клиенту надо объяснить набор обычными словами до того, как он начнёт ждать неизвестно чего.
Как это бывает
После ремонта на кухне мало унести инструменты. Хозяин и мастер смотрят список: кран стоит, мусор вынесен, ключ на гвозде. Пока списка нет, каждый помнит свой ремонт. Список закрывает работу. Болтовня «ну мы же всё сделали» список не заменяет.
Где путаются
Обещают клиенту «бумаги сами придут какие-нибудь» и не спрашивают бухгалтера. Или шлют не тот набор и потом удивляются, что оплату не с чем связать. Ещё менеджер сам сочиняет недостающий лист, чтобы папка выглядела толстой. Сочинённый лист — не память фирмы.
Что сделать
В начале сделки узнайте у бухгалтера и по договору, какой набор бумаг нужен в конце. Скажите это клиенту заранее. Собирайте только настоящие листы с настоящими строками. Не рисуйте недостающее и не просите коллегу «сделать как-нибудь похоже». Дыру в наборе показывайте, а не маскируйте.
Ещё проще
Теперь то же самое короткими фразами, как если бы вы объясняли это ребёнку, который работу ещё не видел.
Смысл. Закрывающие бумаги — набор, которым сделка перестаёт висеть в воздухе: видно, что передали и на каких условиях это приняли в учёт. Какие именно листы нужны, решает правило вашей фирмы и бумага с клиентом, а не вкус менеджера. Клиенту надо объяснить набор обычными словами до того, как он начнёт ждать неизвестно чего.
Картинка. После ремонта на кухне мало унести инструменты. Хозяин и мастер смотрят список: кран стоит, мусор вынесен, ключ на гвозде. Пока списка нет, каждый помнит свой ремонт. Список закрывает работу. Болтовня «ну мы же всё сделали» список не заменяет.
Где спотыкаются. Обещают клиенту «бумаги сами придут какие-нибудь» и не спрашивают бухгалтера. Или шлют не тот набор и потом удивляются, что оплату не с чем связать. Ещё менеджер сам сочиняет недостающий лист, чтобы папка выглядела толстой. Сочинённый лист — не память фирмы.
Один шаг. В начале сделки узнайте у бухгалтера и по договору, какой набор бумаг нужен в конце. Скажите это клиенту заранее. Собирайте только настоящие листы с настоящими строками. Не рисуйте недостающее и не просите коллегу «сделать как-нибудь похоже». Дыру в наборе показывайте, а не маскируйте.
Что записать себе
Возьмите лист и четыре строки. В первую своими словами перепишите смысл, без термина из заголовка. Во вторую запишите картинку, которую вспомните завтра утром. В третью — чужую ошибку, чтобы не повторить её в первый же день. В четвёртую — одно действие на сегодня, не список на месяц.
Если строка не помещается на бумаге, вы ещё говорите чужим языком. Укоротите её, пока её поймёт человек, который эту работу не делает. Потом сверьте свою строку с текстом выше. Совпало по смыслу — слово ваше. Не совпало — перечитайте первую часть ещё раз, медленно.
Дальше возьмите последнее письмо клиенту и проверьте, понятно ли в нём то, о чём заметка. Если клиент должен догадываться, допишите одну конкретную строку.