Письмо «мы получили заявку» — короткое подтверждение, что просьба клиента дошла и её увидели. Это не согласие всё исполнить, не цена и не дата поставки. В нём говорят: вот что мы прочитали, вот кто смотрит дальше. Человек перестаёт гадать, улетело ли его письмо в пустоту.
Как это бывает
Вы сунули записку учителю в журнал. Ответ «записку вижу, прочитаю к следующему уроку» уже снимает тревогу. Это не пятёрка и не разрешение уйти с урока. Это знак, что бумага не осталась в чужом портфеле. Оценка будет отдельно и только после чтения.
Где путаются
Молчат, и клиент шлёт ту же просьбу ещё три раза разными путями. Или в подтверждении уже обещают срок, скидку и состав, хотя заявку ещё не сверили со складом. Ещё пишут «всё приняли в работу» так, что это звучит как готовый договор. Потом приходится забирать широкие слова.
Что сделать
Отправьте короткое письмо: что получили, каких данных пока не хватает, кто внутри фирмы смотрит. Не ставьте цену и дату, если их ещё не подтвердили прайс, склад и правила. Если заявка неполная, задайте один ясный вопрос. Не называйте это письмо договором и не рисуйте на нём чужие подписи.
Ещё проще
Теперь то же самое короткими фразами, как если бы вы объясняли это ребёнку, который работу ещё не видел.
Смысл. Письмо «мы получили заявку» — короткое подтверждение, что просьба клиента дошла и её увидели. Это не согласие всё исполнить, не цена и не дата поставки. В нём говорят: вот что мы прочитали, вот кто смотрит дальше. Человек перестаёт гадать, улетело ли его письмо в пустоту.
Картинка. Вы сунули записку учителю в журнал. Ответ «записку вижу, прочитаю к следующему уроку» уже снимает тревогу. Это не пятёрка и не разрешение уйти с урока. Это знак, что бумага не осталась в чужом портфеле. Оценка будет отдельно и только после чтения.
Где спотыкаются. Молчат, и клиент шлёт ту же просьбу ещё три раза разными путями. Или в подтверждении уже обещают срок, скидку и состав, хотя заявку ещё не сверили со складом. Ещё пишут «всё приняли в работу» так, что это звучит как готовый договор. Потом приходится забирать широкие слова.
Один шаг. Отправьте короткое письмо: что получили, каких данных пока не хватает, кто внутри фирмы смотрит. Не ставьте цену и дату, если их ещё не подтвердили прайс, склад и правила. Если заявка неполная, задайте один ясный вопрос. Не называйте это письмо договором и не рисуйте на нём чужие подписи.
Что записать себе
Возьмите лист и четыре строки. В первую своими словами перепишите смысл, без термина из заголовка. Во вторую запишите картинку, которую вспомните завтра утром. В третью — чужую ошибку, чтобы не повторить её в первый же день. В четвёртую — одно действие на сегодня, не список на месяц.
Если строка не помещается на бумаге, вы ещё говорите чужим языком. Укоротите её, пока её поймёт человек, который эту работу не делает. Потом сверьте свою строку с текстом выше. Совпало по смыслу — слово ваше. Не совпало — перечитайте первую часть ещё раз, медленно.
Дальше возьмите последнее письмо клиенту и проверьте, понятно ли в нём то, о чём заметка. Если клиент должен догадываться, допишите одну конкретную строку.