Согласование с бухгалтером до оплаты — проверка, что деньги просят тем способом и в той сумме, которые сходятся с бумагой и с учётом фирмы. Менеджер не выдумывает, куда платить и какую сумму назвать сегодняшним голосом. Пока учёт не подтвердил путь, клиенту рано обещать, что оплата «точно пройдёт как я сказал».
Как это бывает
Прежде чем собирать деньги на классный поход, староста сверяет сумму и цель с учителем, который ведёт кассу класса. Иначе каждый сдаёт в разные конверты, а билеты потом не сходятся с запиской. Общий конверт и общая записка спокойнее, чем героизм одного голоса.
Где путаются
Называют клиенту сумму из памяти и адрес для денег из старого письма другого человека. Или стыдятся идти к бухгалтеру и шепчут «платите как-нибудь, разберёмся». Потом оплата есть, а связать её с заказом нельзя. Ещё хуже править уже названную сумму тихо, будто так и было.
Что сделать
Перед тем как говорить про оплату, сверьте сумму и порядок с тем, кто ведёт учёт, и с подписанной бумагой. Клиенту отправьте только подтверждённое. Если цифры не сходятся, остановитесь и покажите расхождение, не замазывайте его. Сами путь денег не выдумывайте и старые листы не переписывайте.
Ещё проще
Теперь то же самое короткими фразами, как если бы вы объясняли это ребёнку, который работу ещё не видел.
Смысл. Согласование с бухгалтером до оплаты — проверка, что деньги просят тем способом и в той сумме, которые сходятся с бумагой и с учётом фирмы. Менеджер не выдумывает, куда платить и какую сумму назвать сегодняшним голосом. Пока учёт не подтвердил путь, клиенту рано обещать, что оплата «точно пройдёт как я сказал».
Картинка. Прежде чем собирать деньги на классный поход, староста сверяет сумму и цель с учителем, который ведёт кассу класса. Иначе каждый сдаёт в разные конверты, а билеты потом не сходятся с запиской. Общий конверт и общая записка спокойнее, чем героизм одного голоса.
Где спотыкаются. Называют клиенту сумму из памяти и адрес для денег из старого письма другого человека. Или стыдятся идти к бухгалтеру и шепчут «платите как-нибудь, разберёмся». Потом оплата есть, а связать её с заказом нельзя. Ещё хуже править уже названную сумму тихо, будто так и было.
Один шаг. Перед тем как говорить про оплату, сверьте сумму и порядок с тем, кто ведёт учёт, и с подписанной бумагой. Клиенту отправьте только подтверждённое. Если цифры не сходятся, остановитесь и покажите расхождение, не замазывайте его. Сами путь денег не выдумывайте и старые листы не переписывайте.
Что записать себе
Возьмите лист и четыре строки. В первую своими словами перепишите смысл, без термина из заголовка. Во вторую запишите картинку, которую вспомните завтра утром. В третью — чужую ошибку, чтобы не повторить её в первый же день. В четвёртую — одно действие на сегодня, не список на месяц.
Если строка не помещается на бумаге, вы ещё говорите чужим языком. Укоротите её, пока её поймёт человек, который эту работу не делает. Потом сверьте свою строку с текстом выше. Совпало по смыслу — слово ваше. Не совпало — перечитайте первую часть ещё раз, медленно.
Дальше возьмите последнее письмо клиенту и проверьте, понятно ли в нём то, о чём заметка. Если клиент должен догадываться, допишите одну конкретную строку.