Секретарь следит, чтобы письма, звонки и встречи не потерялись. Это не «человек у телефона». Это память офиса.
Как это бывает
В школе есть тот, кто записывает, кто пришёл и кому отдать записку. Без него учитель помнит только то, что кричали громче всех.
Где путаются
Думают, что секретарь просто наливает чай и говорит «шефа нет». На самом деле он держит сроки чужих обещаний.
Что сделать
Если вы новичок, спросите секретаря, куда кладут входящие и как записывают поручение. Это полезнее, чем схема кабинетов.
Ещё проще
Теперь то же самое короткими фразами, как если бы вы объясняли это ребёнку, который работу ещё не видел.
Смысл. Секретарь следит, чтобы письма, звонки и встречи не потерялись. Это не «человек у телефона». Это память офиса.
Картинка. В школе есть тот, кто записывает, кто пришёл и кому отдать записку. Без него учитель помнит только то, что кричали громче всех.
Где спотыкаются. Думают, что секретарь просто наливает чай и говорит «шефа нет». На самом деле он держит сроки чужих обещаний.
Один шаг. Если вы новичок, спросите секретаря, куда кладут входящие и как записывают поручение. Это полезнее, чем схема кабинетов.
Что записать себе
Возьмите лист и четыре строки. В первую своими словами перепишите смысл, без термина из заголовка. Во вторую запишите картинку, которую вспомните завтра утром. В третью — чужую ошибку, чтобы не повторить её в первый же день. В четвёртую — одно действие на сегодня, не список на месяц.
Если строка не помещается на бумаге, вы ещё говорите чужим языком. Укоротите её, пока её поймёт человек, который эту работу не делает. Потом сверьте свою строку с текстом выше. Совпало по смыслу — слово ваше. Не совпало — перечитайте первую часть ещё раз, медленно.
Дальше найдите папку, где у вас лежат такие бумаги. Если папки нет, заведите одну и положите туда сегодняшний пример. Завтра вы уже не будете искать это в почте наугад.