Секретарь обычно ведёт поток всего офиса: почта, гости, номера писем. Помощник руководителя ближе к одному человеку: его день, его поездки, его черновики.
Как это бывает
В поликлинике регистратура пишет всех. Медсестра у кабинета знает только своего врача. Оба нужны, это разные двери.
Где путаются
Просят секретаря решить то, что может решить только помощник, и наоборот. Человек кивает и теряет просьбу.
Что сделать
Узнайте в первый день, кто ведёт общую почту, а кто календарь руководителя. Пишите тому, у кого это в работе.
Ещё проще
Теперь то же самое короткими фразами, как если бы вы объясняли это ребёнку, который работу ещё не видел.
Смысл. Секретарь обычно ведёт поток всего офиса: почта, гости, номера писем. Помощник руководителя ближе к одному человеку: его день, его поездки, его черновики.
Картинка. В поликлинике регистратура пишет всех. Медсестра у кабинета знает только своего врача. Оба нужны, это разные двери.
Где спотыкаются. Просят секретаря решить то, что может решить только помощник, и наоборот. Человек кивает и теряет просьбу.
Один шаг. Узнайте в первый день, кто ведёт общую почту, а кто календарь руководителя. Пишите тому, у кого это в работе.
Что записать себе
Возьмите лист и четыре строки. В первую своими словами перепишите смысл, без термина из заголовка. Во вторую запишите картинку, которую вспомните завтра утром. В третью — чужую ошибку, чтобы не повторить её в первый же день. В четвёртую — одно действие на сегодня, не список на месяц.
Если строка не помещается на бумаге, вы ещё говорите чужим языком. Укоротите её, пока её поймёт человек, который эту работу не делает. Потом сверьте свою строку с текстом выше. Совпало по смыслу — слово ваше. Не совпало — перечитайте первую часть ещё раз, медленно.
Дальше найдите папку, где у вас лежат такие бумаги. Если папки нет, заведите одну и положите туда сегодняшний пример. Завтра вы уже не будете искать это в почте наугад.