Наличие — ответ на простой вопрос: эта вещь сейчас лежит там, откуда её можно отдать клиенту, или нет. Картинка в разговоре наличием не является. Обещание коллеги в коридоре тоже не наличие, пока место хранения не подтвердило.
Как это бывает
В холодильнике либо есть молоко к каше, либо его нет. Наклейка «молоко» на дверце не наливает молоко в чашку. Прежде чем звать брата завтракать, надо открыть дверцу и посмотреть полку, а не вспоминать вчерашний пакет.
Где путаются
Смотрят на витринный образец и думают, что такие же коробки лежат сотнями. Или верят старому сообщению в чате. Образец может быть один, а сообщение — про прошлую неделю. Клиент приезжает за воздухом.
Что сделать
Спросите того, кто отвечает за полку, и запишите ответ рядом с заказом: есть, нет или ждём поставку. Не пишите клиенту «отгрузим», пока эта запись не появилась. Если запись устарела, спросите заново, не копируйте вчерашнее да.
Ещё проще
Теперь то же самое короткими фразами, как если бы вы объясняли это ребёнку, который работу ещё не видел.
Смысл. Наличие — ответ на простой вопрос: эта вещь сейчас лежит там, откуда её можно отдать клиенту, или нет. Картинка в разговоре наличием не является. Обещание коллеги в коридоре тоже не наличие, пока место хранения не подтвердило.
Картинка. В холодильнике либо есть молоко к каше, либо его нет. Наклейка «молоко» на дверце не наливает молоко в чашку. Прежде чем звать брата завтракать, надо открыть дверцу и посмотреть полку, а не вспоминать вчерашний пакет.
Где спотыкаются. Смотрят на витринный образец и думают, что такие же коробки лежат сотнями. Или верят старому сообщению в чате. Образец может быть один, а сообщение — про прошлую неделю. Клиент приезжает за воздухом.
Один шаг. Спросите того, кто отвечает за полку, и запишите ответ рядом с заказом: есть, нет или ждём поставку. Не пишите клиенту «отгрузим», пока эта запись не появилась. Если запись устарела, спросите заново, не копируйте вчерашнее да.
Что записать себе
Возьмите лист и четыре строки. В первую своими словами перепишите смысл, без термина из заголовка. Во вторую запишите картинку, которую вспомните завтра утром. В третью — чужую ошибку, чтобы не повторить её в первый же день. В четвёртую — одно действие на сегодня, не список на месяц.
Если строка не помещается на бумаге, вы ещё говорите чужим языком. Укоротите её, пока её поймёт человек, который эту работу не делает. Потом сверьте свою строку с текстом выше. Совпало по смыслу — слово ваше. Не совпало — перечитайте первую часть ещё раз, медленно.
Дальше возьмите последнее письмо клиенту и проверьте, понятно ли в нём то, о чём заметка. Если клиент должен догадываться, допишите одну конкретную строку.