Претензия глазами бухгалтера — не крик, а сумма и повод, привязанные к конкретной сделке. Чего хотят: деньги назад, замену, уменьшение цены или исправление работы. Пока нет суммы и ссылки на поставку, в учёте не к чему привязать запись. Письмо с одними эмоциями остаётся письмом, не проводкой.
Как это бывает
Записка соседу «варенье кислое, верни деньги за две банки» полезнее, чем длинный рассказ о испорченном настроении. В записке есть вещи и сумма. Бухгалтер ждёт такую записку от претензии. Настроение он не проведёт по счетам, сумму проведёт, если она ясна и живёт в бумагах.
Где путаются
Считают, что громкое письмо уже меняет долг в тетради. Долг меняет понятное основание. Или прячут претензию от бухгалтера, пока юрист думает, и склад уже отдал товар назад; жизнь уехала, запись стоит; ещё обещают скидку в претензии, не посчитав маржу.
Что сделать
В претензии назовите сделку, количество и чего вы хотите деньгами или вещами. Копию отдайте бухгалтеру в тот же день, а не после победы в споре. Не меняйте сумму долга в учёте, пока основание не собрано.
Ещё проще
Теперь то же самое короткими фразами, как если бы вы объясняли это ребёнку, который работу ещё не видел.
Смысл. Претензия глазами бухгалтера — не крик, а сумма и повод, привязанные к конкретной сделке. Чего хотят: деньги назад, замену, уменьшение цены или исправление работы. Пока нет суммы и ссылки на поставку, в учёте не к чему привязать запись. Письмо с одними эмоциями остаётся письмом, не проводкой.
Картинка. Записка соседу «варенье кислое, верни деньги за две банки» полезнее, чем длинный рассказ о испорченном настроении. В записке есть вещи и сумма. Бухгалтер ждёт такую записку от претензии. Настроение он не проведёт по счетам, сумму проведёт, если она ясна и живёт в бумагах.
Где спотыкаются. Считают, что громкое письмо уже меняет долг в тетради. Долг меняет понятное основание. Или прячут претензию от бухгалтера, пока юрист думает, и склад уже отдал товар назад; жизнь уехала, запись стоит; ещё обещают скидку в претензии, не посчитав маржу.
Один шаг. В претензии назовите сделку, количество и чего вы хотите деньгами или вещами. Копию отдайте бухгалтеру в тот же день, а не после победы в споре. Не меняйте сумму долга в учёте, пока основание не собрано.
Что записать себе
Возьмите лист и четыре строки. В первую своими словами перепишите смысл, без термина из заголовка. Во вторую запишите картинку, которую вспомните завтра утром. В третью — чужую ошибку, чтобы не повторить её в первый же день. В четвёртую — одно действие на сегодня, не список на месяц.
Если строка не помещается на бумаге, вы ещё говорите чужим языком. Укоротите её, пока её поймёт человек, который эту работу не делает. Потом сверьте свою строку с текстом выше. Совпало по смыслу — слово ваше. Не совпало — перечитайте первую часть ещё раз, медленно.
Дальше спросите бухгалтера, как эта вещь называется в вашей программе. Цифры и ставки в заметке нарочно общие: их смотрят в ваших документах и в свежих правилах, не в чужой статье.