Оплата без отгрузки — деньги пришли, а товар ещё на складе или работа ещё не сдана. Это аванс. Вы должны покупателю вещь или дело. В выручку рано класть, пока передача не закрыта правилами признания дохода; банк уже толстый, обязательство тоже толстое.
Как это бывает
Сосед заплатил за ящик яблок, ящик ещё стоит у вас в сенях. Деньги есть, яблоки не его, пока вы их не отдали. Съесть яблоки и оставить деньги было бы путаницей. Оплата без отгрузки — эти сени; их нельзя праздновать как завершённую продажу.
Где путаются
Кладут такой платёж в выручку в день банка. Месяц сытый, склад ещё полный, долг перед покупателем спрятан. Потом яблок не отдают, а доход уже нарисован; или забывают, за какой будущий ящик деньги, и аванс стареет безымянным.
Что сделать
Пометьте платёж как аванс и свяжите с будущей поставкой. Не зовите его доходом, пока ящик не уехал и бумага это не подтвердила. Держите список таких оплат на видном месте, не в памяти одного менеджера.
Ещё проще
Теперь то же самое короткими фразами, как если бы вы объясняли это ребёнку, который работу ещё не видел.
Смысл. Оплата без отгрузки — деньги пришли, а товар ещё на складе или работа ещё не сдана. Это аванс. Вы должны покупателю вещь или дело. В выручку рано класть, пока передача не закрыта правилами признания дохода; банк уже толстый, обязательство тоже толстое.
Картинка. Сосед заплатил за ящик яблок, ящик ещё стоит у вас в сенях. Деньги есть, яблоки не его, пока вы их не отдали. Съесть яблоки и оставить деньги было бы путаницей. Оплата без отгрузки — эти сени; их нельзя праздновать как завершённую продажу.
Где спотыкаются. Кладут такой платёж в выручку в день банка. Месяц сытый, склад ещё полный, долг перед покупателем спрятан. Потом яблок не отдают, а доход уже нарисован; или забывают, за какой будущий ящик деньги, и аванс стареет безымянным.
Один шаг. Пометьте платёж как аванс и свяжите с будущей поставкой. Не зовите его доходом, пока ящик не уехал и бумага это не подтвердила. Держите список таких оплат на видном месте, не в памяти одного менеджера.
Что записать себе
Возьмите лист и четыре строки. В первую своими словами перепишите смысл, без термина из заголовка. Во вторую запишите картинку, которую вспомните завтра утром. В третью — чужую ошибку, чтобы не повторить её в первый же день. В четвёртую — одно действие на сегодня, не список на месяц.
Если строка не помещается на бумаге, вы ещё говорите чужим языком. Укоротите её, пока её поймёт человек, который эту работу не делает. Потом сверьте свою строку с текстом выше. Совпало по смыслу — слово ваше. Не совпало — перечитайте первую часть ещё раз, медленно.
Дальше спросите бухгалтера, как эта вещь называется в вашей программе. Цифры и ставки в заметке нарочно общие: их смотрят в ваших документах и в свежих правилах, не в чужой статье.