Право доступа — кому можно открыть папку, а кому нет. «Всем сотрудникам навсегда» — тоже решение, просто опасное.
Как это бывает
Ключ от сарая. Если ключ висит на гвозде во дворе, сарай уже не заперт.
Где путаются
Открывают папку с договорами всей компании, потому что так быстрее просить не надо.
Что сделать
Новому человеку доступ выдают по имени папки, которую он реально ведёт. Когда человек уходит, доступ забирают в тот же день.
Ещё проще
Теперь то же самое короткими фразами, как если бы вы объясняли это ребёнку, который работу ещё не видел.
Смысл. Право доступа — кому можно открыть папку, а кому нет. «Всем сотрудникам навсегда» — тоже решение, просто опасное.
Картинка. Ключ от сарая. Если ключ висит на гвозде во дворе, сарай уже не заперт.
Где спотыкаются. Открывают папку с договорами всей компании, потому что так быстрее просить не надо.
Один шаг. Новому человеку доступ выдают по имени папки, которую он реально ведёт. Когда человек уходит, доступ забирают в тот же день.
Что записать себе
Возьмите лист и четыре строки. В первую своими словами перепишите смысл, без термина из заголовка. Во вторую запишите картинку, которую вспомните завтра утром. В третью — чужую ошибку, чтобы не повторить её в первый же день. В четвёртую — одно действие на сегодня, не список на месяц.
Если строка не помещается на бумаге, вы ещё говорите чужим языком. Укоротите её, пока её поймёт человек, который эту работу не делает. Потом сверьте свою строку с текстом выше. Совпало по смыслу — слово ваше. Не совпало — перечитайте первую часть ещё раз, медленно.
Дальше найдите папку, где у вас лежат такие бумаги. Если папки нет, заведите одну и положите туда сегодняшний пример. Завтра вы уже не будете искать это в почте наугад.