Пояснение к отчётам — короткие слова рядом с цифрами: откуда скачок, что за долг, почему месяц не похож на прошлый. Отчёт без слов иногда кричит, а человек молчит. Пояснение не заменяет сами цифры и не имеет права им противоречить. Оно помогает чужому глазу не выдумывать страшную сказку.
Как это бывает
На полях рецепта пишут: сахара ушло больше, потому что ягоды были кислые. Сам рецепт остаётся рецептом, пометка спасает от мысли, что кто-то просто ошибся рукой. Пояснение к отчёту фирмы делает ту же услугу. Без пометки кислые ягоды становятся подозрением.
Где путаются
Пишут пояснение на страницу красивых общих слов и не называют ни одной суммы. Читать нечего. Или пояснение спорит с таблицей, потому что его писали отдельно от неё; две правды рядом хуже одной.
Что сделать
К необычной строке добавьте одну человеческую причину и ту же цифру, что в таблице. Не сочиняйте причину, которой не было в жизни. Если причины не знаете, так и пометьте, а не заполняйте пустоту гладким текстом.
Ещё проще
Теперь то же самое короткими фразами, как если бы вы объясняли это ребёнку, который работу ещё не видел.
Смысл. Пояснение к отчётам — короткие слова рядом с цифрами: откуда скачок, что за долг, почему месяц не похож на прошлый. Отчёт без слов иногда кричит, а человек молчит. Пояснение не заменяет сами цифры и не имеет права им противоречить. Оно помогает чужому глазу не выдумывать страшную сказку.
Картинка. На полях рецепта пишут: сахара ушло больше, потому что ягоды были кислые. Сам рецепт остаётся рецептом, пометка спасает от мысли, что кто-то просто ошибся рукой. Пояснение к отчёту фирмы делает ту же услугу. Без пометки кислые ягоды становятся подозрением.
Где спотыкаются. Пишут пояснение на страницу красивых общих слов и не называют ни одной суммы. Читать нечего. Или пояснение спорит с таблицей, потому что его писали отдельно от неё; две правды рядом хуже одной.
Один шаг. К необычной строке добавьте одну человеческую причину и ту же цифру, что в таблице. Не сочиняйте причину, которой не было в жизни. Если причины не знаете, так и пометьте, а не заполняйте пустоту гладким текстом.
Что записать себе
Возьмите лист и четыре строки. В первую своими словами перепишите смысл, без термина из заголовка. Во вторую запишите картинку, которую вспомните завтра утром. В третью — чужую ошибку, чтобы не повторить её в первый же день. В четвёртую — одно действие на сегодня, не список на месяц.
Если строка не помещается на бумаге, вы ещё говорите чужим языком. Укоротите её, пока её поймёт человек, который эту работу не делает. Потом сверьте свою строку с текстом выше. Совпало по смыслу — слово ваше. Не совпало — перечитайте первую часть ещё раз, медленно.
Дальше спросите бухгалтера, как эта вещь называется в вашей программе. Цифры и ставки в заметке нарочно общие: их смотрят в ваших документах и в свежих правилах, не в чужой статье.